先講重點： 外燴、辦桌接單最耗神的，往往不是備料本身，而是客戶訂完之後陸續追加、更改，訊息一多就搞不清楚最新版本是什麼。訂婚宴外燴，訂完又追加桌數、換掉幾道菜，異動散在LINE、電話裡，備料前得重新翻一遍對話才安心。解法是把菜單與桌數變成任務，每次異動留言記錄在同一個地方，最新版本一眼就能看出來。
為什麼客戶菜單異動，總是漏掉最後確認的版本？
- 每次異動，散落在不同管道。 這通電話追加了桌數、那則LINE換了道菜，同一場活動的異動卻分散在好幾個地方。
- 不確定哪一次才是最終確認。 客戶改來改去，備料前得重新翻一遍對話，才能確定最後拍板的到底是哪個版本。
- 備料前才發現漏掉異動。 桌數多算或少算、菜色換了沒更新，容易到現場前才發現跟客戶確認的不一樣。
同時接的活動一多，這種「最新版本說不清楚」的狀態，就越容易讓備料前的確認變成一場冒險。
用任務看板追蹤菜單異動，具體怎麼做？
- 一場活動，開一個群組。 讓每場婚宴、活動的菜單與桌數紀錄彼此隔離，不會跟其他場次混在一起。
- 菜單、桌數，各自變成具體的任務。 「菜單確認」「桌數確認」各自是一個任務，清楚列出目前的版本。
- 複製邀請連結給客戶。 客戶點選連結、申請加入，你核准就好，不必額外教客戶學一套複雜工具。
- 每次異動，留言在同一個任務底下。 追加桌數、更換菜色都直接留言記錄，不要開新對話串，異動紀錄自然照時間排列。
- 備料前，看任務最後一則留言。 最後一則留言就是目前確認的最新版本，不必再翻整串對話確認。
Paqut 的做法：最新菜單長怎樣，客戶跟你看的是同一份
- 任務上留言，照時間排列：每次異動都留下清楚的紀錄，最後一則就是目前確認的版本。
- 任務有明確的完成狀態：菜單、桌數確認完成後標記完成，看板上直接顯示。
- 外部訪客不限人數、永久免費：同時接再多場活動，邀請客戶一起看菜單，都不會影響你的帳單。
一句話：任務，不是丟出去的，是一起搬的。
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