先講重點： 客戶中途換窗口接洽，新窗口完全不知道之前溝通過什麼，問題不是新窗口不用心，而是過去的溝通記錄只留在原本窗口的個人記憶、訊息串或信件裡，沒有留在雙方都能查看的地方，原本窗口一離開，脈絡就跟著消失。結果是所有事情都要重講一次：為什麼這樣設計、改過幾次、哪些是客戶要求的、哪些是自己判斷的，案子等於重新開始一輪溝通。解法是把每次溝通的原因跟結論，留言記錄在對應的任務上，不管窗口換幾次，新窗口加入看板就能直接看到過去的脈絡，不必從頭問一次。
為什麼客戶換窗口，溝通記錄就容易斷掉？
- 溝通大多留在訊息、信件或通話裡，不在雙方共用的地方。 原本窗口跟你談過的細節，只存在他自己的信箱或對話紀錄裡，離開後這些記錄沒有人能接手查看。
- 新窗口只能靠猜測或重新詢問來補上落差。 新窗口看到做出來的成果，卻不知道為什麼是這個樣子，只能從頭問一次，而這些問題往往早就討論過、也有結論了。
- 沒有人主動把過去的脈絡整理交接。 客戶內部換人時，交接的重點通常是職務本身，溝通記錄常常被忽略，留給接案者自己去補這個洞。
同時接洽多個案子的時候，這種「脈絡只存在某個人腦子裡」的狀態，換窗口的風險會更明顯地拖慢進度。
把溝通記錄留在任務上，具體怎麼做？
- 每次跟客戶討論出結論，就留言記錄在對應的任務上。 不管是電話談的、訊息聊的，討論完都回到任務裡寫一句結論，而不是只留在聊天視窗裡。
- 修改的原因也寫進留言，不只是記錄「改了什麼」。 「依客戶要求把顏色改成藍色」比單純「改顏色」更有用，新窗口看了就懂為什麼是這個決定。
- 複製邀請連結給新窗口，讓他申請加入看板。 新窗口點選連結、提出申請，你核准後，他就能看到過去所有任務與留言記錄。
- 新窗口加入後，請他先看任務留言，再約時間確認。 大部分基本脈絡在留言裡就能看懂，真正需要確認的，留給見面或通話時間討論，不必從零開始。
- 原本窗口的帳號之後再處理即可。 先讓新窗口能查看記錄接手狀況，是否移除原本窗口的權限不急著處理。
Paqut 的做法：窗口換人，脈絡留在任務上不會斷
- 任務上留言，照時間排列：每次溝通的結論跟原因都留在對應任務，新窗口接手不必重問一次。
- 邀請連結隨時可用：窗口換人，複製連結給新窗口申請加入即可，不是重新建立一套溝通管道。
- 外部訪客不限人數、永久免費：新舊窗口同時在看板上也不會多收費，交接期重疊也沒有負擔。
一句話：任務，不是丟出去的，是一起搬的。
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