先講重點： 案子交付完畢、傳了尾款請求，客戶卻已讀不回、完全失聯，最棘手的不是客戶暫時沒回應，而是你手上沒有清楚的紀錄可以證明案子確實已經交付完成、請款訊息確實已經傳達。客戶失聯的原因可能只是單純忙碌，也可能是刻意迴避，但不管是哪種情況，如果交付與請款的過程只存在零散的聊天訊息裡，之後要往下一步處理，都缺乏站得住腳的依據。解法是把交付到催款的每個步驟留在看板上，客戶失聯時，紀錄本身就是你的立場。
為什麼客戶失聯時，常常拿不出有力的紀錄？
- 交付成果只是傳檔案或傳訊息，沒有留下明確的確認紀錄。 東西傳出去了，但客戶有沒有看過、有沒有確認收到，往往只存在聊天視窗裡，容易被忽略或往下刷就不見了。
- 催款訊息散落在不同的對話串裡，沒有統一的時間順序。 傳了幾次訊息、什麼時候傳的，沒有整理起來，需要回頭查看時很花時間，也很難一次攤開說清楚。
- 客戶已讀不回時，手上沒有依據可以判斷下一步。 不知道案子交付的紀錄夠不夠完整，往下一步處理時容易顯得沒有把握。
同時服務的客戶一多，這種「交付與催款靠零散訊息記錄」的狀態，就越容易在客戶失聯時讓你陷入被動。
把交付到催款的過程留下紀錄，具體怎麼做？
- 案子交付時，先變成一個任務。 把交付的內容、時間記錄清楚，不要只是把檔案傳出去就算了。
- 請客戶在任務上留言確認收到。 確認的紀錄留在看板上，跟聊天訊息比起來更不容易被忽略或遺失。
- 請款時，也在對應任務上留言記錄。 什麼時候傳了尾款請求，清楚留下時間點，不必事後靠回想拼湊。
- 客戶失聯、需要催款時，每次的催款訊息都留言記錄。 形成一份有時間順序的催款歷程，之後要攤開說明時，有紀錄可以依據。
- 需要進一步處理時，整份紀錄就是你的依據。 不管是提醒客戶、或是尋求其他協助，這份紀錄能讓你站在比較有把握的立場上。
Paqut 的做法：交付到催款，紀錄不會因為客戶失聯而消失
- 任務上留言，照時間排列：交付、確認、催款的每個步驟都留下清楚的紀錄，不必單靠零散的聊天訊息拼湊。
- 任務有明確的完成狀態：交付完成、確認收到，看板上直接顯示，客戶失聯時也有據可查。
- 外部訪客不限人數、永久免費：不管服務多少位客戶、催款紀錄多複雜，都不會影響你的帳單。
一句話：任務，不是丟出去的，是一起搬的。
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