先講重點： 團隊裡最怕的不是有人請假、出差，而是一個人不在，案子就跟著卡住。負責人休假幾天、出差在外，案子目前卡在哪一步、客戶在等什麼回覆，全靠對方自己記在腦子裡，同事想幫忙代理，卻不知道從哪裡接手。解法是讓案子的現況留在任務本身，人暫時不在，同事照樣能接手處理，本人回來也能立刻看懂這段時間發生了什麼。
為什麼有人請假、出差，案子就容易卡住？
- 案子的進度只有負責人自己清楚。 客戶在等什麼回覆、哪個任務卡在等對方確認，這些細節通常只存在負責人的腦子裡，沒有留下紀錄。
- 代理的同事不敢貿然處理。 不知道案子的來龍去脈，也不確定客戶提過什麼特殊要求，只好先擱著等本人回來，急件也跟著拖延。
- 本人回來後，還要花時間搞懂這段時間發生了什麼。 休假、出差期間如果有人幫忙處理過，回來還得逐一問一輪，才能接回原本的節奏。
團隊裡總會有人請假、出差，但案子因此停擺、客戶跟著等待，這種摩擦其實可以避免。
讓案子在人暫時不在時也不停擺，具體怎麼做？
- 案子的進度，留在任務上，不是留在人的腦子裡。 客戶在等什麼、目前卡在哪一步，都用留言記錄在對應任務底下，人不在也看得懂。
- 代理的同事，加入同一個看板。 不必等本人交代，打開看板就能看到目前的任務清單與討論紀錄，先處理急件。
- 代理處理過的部分，留言標記清楚。 哪些任務已經幫忙回覆過、哪些還在等本人確認，留在任務上，不必口頭轉達。
- 客戶端的體驗不受影響。 客戶看的一直是同一個看板、同一份任務紀錄，負責人暫時不在，代理的同事也能接續回覆，不必讓客戶等待。
- 本人回來，打開看板就能接回去。 這段時間案子的變化都留在任務上，一目了然，不必逐一問過一輪才搞懂進度。
Paqut 的做法：案子的現況留在任務上，人不在也接得住
- 任務上留言：客戶在等什麼、目前卡在哪一步，都留下清楚的紀錄，代理的同事不必靠猜測接手。
- 同一個看板：團隊成員隨時能加入彼此負責的看板，人暫時不在，案子照樣有人接得住。
- 計費只算內部團隊成員數量：團隊互相代理案子、加入對方的看板，都不會產生額外費用。
一句話：任務，不是丟出去的，是一起搬的。
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